كل شيء في مشروعي يعتمد عليّ، كيف أغيّر ذلك؟
الإجابة المباشرةعندما يعتمد كل شيء على صاحب المشروع، يكون السبب عادةً غياب الإجراءات المكتوبة، ومركزية القرارات، والخوف من أخطاء الآخرين، وعدم وجود وقت للتعليم. الخطوة الأولى هي أن تكتب المهام التي تكررها كل أسبوع وتختار مهمة بسيطة واحدة لتوثيقها وتسليمها لغيرك.
كيف تظهر
تستقبل العملاء وتبيع وتسلّم وتحصّل وتحل المشكلات. وإذا مرضت أو أخذت إجازة، يتوقف المشروع تقريبًا.
الأسباب الجذرية الأكثر احتمالًا
- المعرفة في رأسك فقطلا شيء مكتوب. كل مهمة تعتمد على ذاكرتك، فلا يستطيع أحد أداءها بالطريقة نفسها.
- مركزية القراراتكل سؤال يصل إليك لأنه لا توجد معايير واضحة تتيح للآخرين أن يقرروا بأنفسهم.
- الخوف من تراجع الجودةتعتقد أن لا أحد سيؤدي العمل بالجودة نفسها، فتفضّل أن تفعل كل شيء بنفسك رغم التعب.
- لا وقت للتعليمأنت مشغول بالتنفيذ لدرجة أنه لا يتبقى وقت لتدريب أحد، فتتكرر الدائرة.
اختبار ذاتي سريع
- هل يمكنك أخذ أسبوع إجازة دون أن يتوقف المشروع؟
- هل توجد مهمة موثقة خطوة بخطوة؟
- هل يتخذ الآخرون قرارات دون الرجوع إليك؟
- هل تعرف ما المهام التي لا يستطيع أحد غيرك القيام بها؟
إذا أجبت بنعم عن سؤالين أو أكثر، فابدأ بهذا السبب.
الخطوة الأولى اليوم
دوّن على مدار يوم كامل كل ما تفعله، وضع علامة على المهام التي يمكن لأي شخص مدرَّب أن يقوم بها.
خطة 30 يومًا
- الأسبوع 1: اكتب خطوات مهمة متكررة وبسيطة، مثل تأكيد الطلبات أو الرد على الأسئلة الشائعة.
- الأسبوعان 2 و3: سلّم هذه المهمة لشخص آخر (موظف أو شريك أو خدمة خارجية)، وتابع وعدّل الدليل، ثم وثّق مهمة ثانية.
- الأسبوع 4: قيّم كم من الوقت كسبت، واستخدم جزءًا منه في أنشطة لا يقوم بها غيرك، مثل الاستراتيجية والعلاقات.
متى تطلب مساعدة مختص
استعن بمرشد أعمال أو بمركز محلي لدعم المشاريع الصغيرة إذا نما المشروع ولم تستطع تنظيم الأدوار. ويساعدك المحاسب في تقييم ما إذا كان التوظيف أو الاستعانة بمصادر خارجية مناسبًا لميزانيتك.
أسئلة شائعة
- ماذا لو لم يكن لدي من أفوّض إليه؟
- ابدأ بتوثيق ما يمكن وأتمتته. وجود الإجراء مكتوبًا يسهّل التوظيف أو الاستعانة بمصادر خارجية عندما تسمح الظروف.
- ألن يُضعف التفويض الجودة؟
- قد تحتاج إلى تعديلات في البداية. ومع دليل واضح ومتابعة، تميل الجودة إلى الاستقرار.